先來談談最近讓我忙到爆的系統吧!在光鮮亮麗的外表之下,大家可能不知道,我們公司現有的人事差勤系統有多麼簡陋。
 
首先是刷卡系統,刷卡系統是一個大公司差勤管考最重要的工具,而刷卡系統的確實與否,關係著公司差勤管理制度是否健全。我們公司的刷卡系統很簡單,就是一套用電話線傳輸資料的刷卡鐘,安裝在4個機廠與2個辦公區。刷卡鐘無法判斷刷卡的人是上班還是下班,也經常把資料傳丟,所以收回來的資訊可信度不高,連帶的後端也沒辦法有什麼積極運用。一般公司的刷卡資料都是資料庫,我們公司的刷卡資料是....文字檔!沒錯,文字檔!對於這樣一個大公司,每天以一個文字檔紀錄員工的差勤狀況,會不會感到不可思議?還說我們是全國前五百大企業呢!
 
再來,請假又是另外一回事了。我們現在的請假還是要用手寫假單(這兩年可以用印的啦,不過資料依舊沒有進資料庫),假單一個月送回HR一次,萬一假單有問題,很抱歉,你得自己回HR,去那成堆的假單倉庫裡翻出你的假單,然後再辦理更正,當然,全手工作業。加班稍微好一點,好歹有個Web化的加班申報介面,後端資料庫還用了Oracle。只不過,前端的刷卡資料只能把txt轉入,無法辨識到底該筆資料是上班還是下班,而我們又是輪班單位,上下班與否以及其時間牽涉到許多法規與各項加給的發放,輪班的人力又佔公司一半以上,所以,我們的差勤管考只能用"一團亂"來形容。
 
所以,我今年除了常態性的業務(核加班單與發錢)外,重頭戲還是在於人事差勤MIS的施工,以及設計明年的HR資料庫專案。我常笑得標的廠商"不怕死",我們公司的差勤制度可能是全台灣最複雜的吧?大部分的生產與服務業都是三班制,我們說是三班制啦,但為了配合行車調度,光是班表就有一百七十幾種!!碰到特殊的日子,又有特殊的上下班需求,多出來的時間全部要幫員工報加班,晚班還有夜點費,深夜下班還有夜間交通補助費,同樣職位、同時上班的兩個人,可能領到的錢會差好幾百塊,而且每15分鐘就有一批人上下班,光是把這些規則釐清,大概就花了廠商半年的時間。
 
好不容易廠商在11月底通知我們coding完成,可以開始進行測試,誰知道他們寫好的新系統怎麼測怎麼出問題,給他們兩週的時間進行修正,卻又修不出個所以然來,沒辦法,只好我親自下海,一個功能一個功能驗證,馬上將不對的地方做反映,並告訴他們該如何修改。這樣雕琢了好一陣子,總算可以驗收了!
 
系統驗證是系統驗收之前,逐項驗證合約內容的一個動作,系統驗證的文件也就成為驗收最重要的文件,承辦這項業務,自然得小心謹慎,否則出了什麼亂子,記過調職事小,被依圖利罪嫌起訴而丟了工作,那可就划不來了!我們在進行系統驗證時,是把每一條合約提到的功能都條列出來,由廠商操作,我把問題提出來,如果沒問題就在文件上蓋個章表示通過。就這樣,有半個月的時間,我要隨時握著我的章子,看著文件,仔細斟酌合約上的功能是否有達成,沒有達成的話,廠商該如何修改會比較快速,他們有履約的壓力,我們有會計年度關帳的壓力,急著把錢付給他們,因此雙方都是一刻也拖延不得的!
 
今年做的是差勤管理,明年做的是員工學經歷資料,後年做的是任免遷調,大後年做的是考核獎懲,我可有好幾年年底都要面臨這一類的壓力了!
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